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5 règles à suivre par les médecins libéraux pour un contrat d’association efficace

Lorsque des médecins libéraux souhaitent se regrouper, ils peuvent adopter soit une forme très intégrée comme une Société d’Exercice Libéral, soit une forme d’association plus souple, de nature contractuelle.

Si la volonté des praticiens est de s’associer en souhaitant garder une certaine indépendance tout en mutualisant leur organisation, et notamment leurs honoraires, la mise en place d’un contrat d’exercice conjoint peut s’avérer la solution la plus adaptée.

Encore faut-il que les règles de cette association soient clairement définies.

La nécessité d’un contrat écrit pour définir les règles d’exercice conjoint d’une activité professionnelle médicale.

Ces associations de nature contractuelle doivent faire l’objet d’un contrat écrit, qui définit les droits et obligations de chacun (Art L 4113-9 du Code de Santé Publique). Ce contrat doit être communiqué au Conseil départemental de l’Ordre des Médecins.

Parmi ces règles d’exercice, nous abordons 5 points permettant de construire une association plus sereine :

  • L’organisation des moyens et du temps de travail,

  • La répartition des frais et honoraires,

  • Les règles applicables en cas de congés, et accident,

  • Les dispositions en cas de retrait d’un associé,

  • Le cas de décès d’un associé.

  • L’organisation des moyens et du temps de travail

 

Cette organisation sera d’autant plus importante si le contrat prévoit un partage d’honoraires entre les associés. Il est essentiel d’appréhender le temps que chacun doit consacrer au groupe, par exemple en définissant un nombre de journées ou de demi-journées par semaine à respecter.

La répartition des bureaux de consultation sera importante, avec soit un bureau personnel affecté à chacun, soit des  bureaux utilisés par les uns et les autres selon un planning de présence et d’absence défini à l’avance.

  • La répartition des frais et honoraires et la mise en place d’une bourse commune d’honoraires (pour des praticiens pratiquant la même discipline ou omnipraticiens)

Le contrat d’association organisant un partage d’honoraires entre les associés constitue une Société de Fait. Celle-ci a une existence fiscale, mais elle n’a pas de personnalité morale.

Ce contrat va instituer une clause de bourse commune, de telle sorte que soient versés sur un compte joint tout ou partie des honoraires des praticiens associés.

Cette bourse commune pourra être totale. Elle pourra aussi être partielle : par exemple, 50% des honoraires réalisés sont mis en commun et répartis de manière égalitaire, et 50% sont  conservés personnellement par chacun.

Il pourra également être prévu une bourse commune sur les seuls honoraires de l’activité opératoire, les honoraires de consultations restant conservés personnellement par chacun.

Sur cette bourse commune d’honoraires, seront prélevés les frais communs du groupement, en fonction le cas échéant d’une clé de répartition des frais, les honoraires nets de frais communs étant  répartis entre les associés en fonction de la règle de partage établi dans le contrat.

L’un des problèmes rencontrés est celui de la distorsion entre les montants des honoraires effectivement réalisés par chacun. Pour éviter ce type de difficultés, il est essentiel d’introduire dans le contrat une clause de « garde-fou ». 

  • Les règles applicables en cas de congés, et en cas de d’accident

 

Cette clause va fixer le nombre de semaines de congés que chaque associé peut prendre ;  s’il est prévu un remplacement de l’associé absent par les autres associés pendant  la période et l’impact des congés sur la quote-part d’honoraires revenant à l’associé absent.

En cas de maladie, ou d’accident, la clause pourra définir la durée pendant laquelle les associés souhaitent faire jouer la solidarité au sein du groupe s’agissant de la rémunération de l’absent ; les associés devant par ailleurs être couverts par leur prévoyance.

Le contrat devra en outre préciser si l’associé absent pour maladie ou accident continue de payer sa quote-part de frais et charges du groupement pendant son absence, et dans l’affirmative, il pourra être prévu une garantie de frais généraux pour couvrir les frais correspondants.

  • Le cas de retrait d’un associé

 

Le retrait d’un associé peut profondément perturber les relations ainsi que toute l’organisation du groupement. Dès lors, il sera plus aisé de « gérer » ce retrait si une procédure précise a été définie dans le contrat.

Il pourra être institué un  droit de rachat préférentiel au profit des associés, suivi d’une présentation d’un éventuel candidat successeur, précisant les délais de réponse et les conséquences en cas de refus du candidat présenté.

Il conviendra de définir si le retrait d’un associé ne voulant plus être associé en partage d’honoraires avec ses confrères, tout en continuant d’exercer et donc  sans présenter de successeur,  entraîne ou non,  ipso facto, son départ de l’établissement hospitalier dans lequel il exerce, et dans cette hypothèse, dans quel périmètre géographique il est susceptible de pouvoir se réinstaller.

  • Le décès d’un associé

 

L’enjeu est de pouvoir agir rapidement.

Les  associés restants peuvent bénéficier d’un droit de priorité pour acquérir ou faire acquérir par un praticien de leur choix les droits de l’associé décédé (droit de présentation à la clientèle, parts de SCM…) auprès des héritiers ; à défaut de mettre en œuvre ce droit, les héritiers retrouvent leur liberté pour céder les droits à un praticien de leur choix.

Les associés restants peuvent également avoir l’obligation de racheter ou faire racheter les droits de l’associé décédé dans un certain délai. Le prix de rachat pourra être déterminable en fonction d’une méthode de valorisation prévue au contrat, le cas échéant avec l’application d’une décote pour tenir compte de ce que le rachat intervient entre associés.

Pour faciliter la mise en œuvre de ce rachat, il peut être recouru à des assurances-croisées, permettant aux associés restants de racheter plus facilement les droits de l’associé décédé.

La liste des points visés dans le présent article n’est, bien évidemment, pas exhaustive. Il conviendra  de prévoir d’autres règles, notamment  concernant  la durée du contrat, ou les règles applicables en cas de litiges, et de respecter en outre les « clauses essentielles » dictées par le code de déontologie, mais elle a pour objectif de donner des pistes à suivre pour éviter des ruptures qui peuvent être douloureuses financièrement et juridiquement.